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  发表日期:2005年4月7日   出处:天极网      有90位读者读过此文 【字体:  
 
 

希捷中国人事薪资外包服务案例

  人事薪资外包服务(Payroll Outsourcing)是业务流程外包服务(Business Process Outsourcing)的一个重要组成部分,目前在欧美国家大型跨国企业十分流行。业务流程外包实际上是西方一种新的管理哲学和管理方式,强调企业只做自己最擅长、最核心的业务,同时从外部获取专业、高效、低成本的服务,从而实现企业精简和瘦身,更好适应迅速变化的市场环境。不久前,媒体报道了IBM公司通过信息化系统,为宝洁公司提供全球人事薪资外包服务的消息,整个合同为期10年,合同金额4亿美元。另据Garner Dataquest的报告,2003年全球HR外包服务市场是460亿美金,亚太地区HR外包市场达到25亿美金,年增长率为17.25%。

  人事薪资外包服务在中国是一个相对新鲜的事物。由于历史和文化的原因,目前中国大中型企业采用人事薪资外包服务的还极少。不过,随着全球经济一体化及市场竞争的加剧,中国企业需要学习和借鉴跨国公司先进的经营管理理念和做法。本文介绍的是,跨国公司SEAGATE在中国的人事薪资外包服务案例,服务的提供商是中国本土HR应用供应商奇正软件系统公司。这是见诸报道的、发生在中国的最早的人事薪资外包服务成功案例之一。

  公司背景

  希捷国际(以下简称Seagate)成立于1979年,是世界上最大的硬盘、磁盘以及读写磁头生产商。Seagate国际于1992年进入中国,国内设有无锡、深圳两家生产工厂,主要生产硬盘等产品,并在上海、北京、香港设有相应机构。其中,仅无锡一地工厂就有员工近万人。在快速发展的亚太地区业务中,Seagate中国具有举足轻重的地位。

  Seagate总部在美国,作为全球知名的跨国企业,Seagate集团有全球统一的管理平台,在财务、人力资源、业务等各个方面采用集团经过长期积累形成的、具有强大生命力的管理规范,高度整合全球性资源,以在高速增长的地区中赢得竞争优势。集团在管理信息化方面也是全球一体化的,在世界范围内有统一的应用规范,采用了国际先进的Oracle ERP应用系统。

  人事薪资外包服务需求

  像其它跨国公司一样,Seagate在业务流程外包方面(Business Process Outsourcing)有良好的国际惯例。Seagate公司的原则是,专注于企业核心竞争力,只做自己最擅长的,其余的工作均交给专业服务公司,别人的钱让别人去赚。在无锡Seagate工厂,许多日常工作都已经外包,包括车队、环境绿化、食堂等。人事薪资外包也是顺理成章的事。

  Seagate采用人事薪资外包服务的基本考虑是:

  (1) 集中精力于公司的核心业务,即硬盘的设计、生产、销售;

  (2) 降低系统软件硬件的设施开支,也减少IT应用复合人才的保留和管理成本;

  (3) 寻找更加专业化、高质量的服务;

  (4) 与总部的人事薪资外包政策相一致。

  实际上,人事薪资外包是Seagate全球的统一政策,亚太地区15个国家和地区也不例外。中国等亚太地区国家的特殊性在于,亚太地区的文化差异性很大,很难像欧美国家一样,采用全球统一的政策和系统。亚太地区需要针对不同国家的特殊文化和人事薪资法规,由当地的软件厂商和服务商,提供符合全球管理要求的本地化产品和本地化服务。

  人事薪资外包服务在中国还是一个新事物,在2001年底Seagate公司在中国寻求人事薪资外包服务时,中国市场以IT为基础的现代人事薪资外包服务案例还极少,也基本不存在正式的基于信息技术的人事薪资外包服务供应商。在法律法规方面,对于人事薪资外包服务还缺少规范,对于外包服务的质量和水平大家理解上有差异,出现问题时如何解决也没有先行案例可以参照。总体说来,企业客户在业务流程外包服务上会存在一些担心,如数据的安全性、企业对外包业务的控制能力、外包服务提供商的资质问题等。

  对于跨国企业来说,人事薪资管理是一个相当复杂的事情。跨国企业通常组织机构复杂,人员构成多样,在人事管理及薪资福利政策上有相当差别。由于是大型制造企业,员工人数众多,尤其是一线工人较多,人员进出频繁,招聘和离职事务经常发生,人事薪资管理工作量大。对于中高层员工的管理,需要纳入全球一体的HR系统管理,遵循全球统一的员工职务分类和相应的薪资福利管理体系。这种人事薪资本地化管理及全球化体系约束的双重要求,为跨国企业在中国的人事薪资管理提出了挑战。

  对于大型制造企业,人事薪资管理有许多基础性工作要完成。组织机构管理、职务管理、员工信息管理、时间考勤管理、休假管理、绩效考核和奖金、薪资管理、社保福利管理、人工成本核算等,占用了企业人力资源部门的大量时间,需要系统化的工具,提高工作效率,以便让HR专业人员将更多的时间和精力,投入更有价值的HR工作上,思考HR如何帮助企业更好实现战略目标及业务发展指标。

  系统的集成性是Seagate中国人事薪资应用项目的一个特殊要求。

  人事薪资事务处理涉及Seagate美国、新加坡、中国等三地的不同系统,在外包服务的过程中,又需要服务提供商在北京、上海两地的配合。数据传输和使用中的安全问题也是需要认真考虑的事项。要确保人事薪资数据在不同地点、不同使用者之间,在任何情况下的安全保密。要防止可能的非法越权行为。

  人事薪资外包

  为了控制项目风险、提高人事薪资外包系统的性能价格比,Seagate总部专门成立了一个亚太地区人事薪资外包工作指导小组,由总部的业务专家和IT专家领导,召集了包括中国财务部、系统部高层主管参加,在总部的统一指挥下,共同协商中国人事薪资外包服务方案。由于当时中国还缺少人事薪资外包服务的先例,Seagate在服务供应商选型上更加慎重,还专门聘请了国际五大之一的一家知名管理咨询公司,进行项目的风险评估,帮助企业从国内外有限的人事薪资外包服务商中,选择合格的软件及服务供应商。要求供应商具备长期发展的实力,有一个强大人事薪资软件平台作支撑,有在中国实施跨国公司大型人事薪资项目的成功经验,有能力实现很高的服务水平承诺(Service Level Agreement)。

  在国际知名管理咨询公司的参与下,经过对国内外eHR软件厂商和外包服务商的评估、比较,Seagate公司最终选定了奇正软件系统有限公司,作为Seagate人事薪资外包服务的总承包商,提供从硬件、网络安全、HR软件到日常人事薪资事务处理的全程服务。奇正公司的优势在于拥有功能强大的人事薪资软件,为许多跨国公司及国内大中型企业集团提供过成功的HR应用服务,对大型应用项目的风险控制能力强。奇正公司成立了Seagate人事薪资外包服务小组,由公司HR专业咨询服务人员、软件开发人员、系统实施维护人员共同组成,同时与外部的硬件网络合作伙伴紧密联系。人事薪资外包服务的基础平台是奇正集团人事薪资软件,硬件和网络安全由上海一家专业IDC公司分包,日常的外包服务业务由奇正外包项目组人员完成。

  项目实施

  奇正软件在人事薪资项目设置上有相当的灵活性,可以较好地适应用户需求多变的情况。在另一方面,一个薪资项目的变化,可能产生一系列的相关变化,如果处理不当,会带来一些意想不到的错误结果。为此,需要奇正外包服务人员有高度的责任心,在薪资项目调整的过程中,要熟悉用户人事薪资政策,可以对用户提出合理建议。同时要周密思考,对可能发生的影响有清晰的预见。

  Seagate外包服务涉及客户、奇正、硬件合作伙伴等三方,在日常工作中有相当的交流沟通工作,以免出现工作中的失误。双方还就客户未来对人事薪资外包的新要求,提前交换意见,从而为提高服务质量事前做好充分准备。

  对于大型制造企业,人事薪资管理要求完成许多基础性工作。通过实施薪酬外包服务,更好的解决了人事薪资本地化管理及全球化体系约束的双重要求,成功的完成了跨国企业在中国的人事薪资管理。

  实施后,Seagate公司的评价为:功能灵活;可以随时响应用户的需求变化,提供及时的功能调整;掌握历史档案,适应人员流动性大的变化;服务全面具体。

  2年多来,随着服务的持续深入,奇正公司与Seagate一道,协商改进服务流程,从机制上保证人事薪资外包服务的质量;并通过与安捷伦等国际知名公司合作,进一步提高自身水平,由此进入全球的人事薪资外包服务领域。


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