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  发表日期:2005年3月10日   出处:易才      有30位读者读过此文 【字体:  
 
 

虚拟团队成功的三步走

  虚拟团队成功第一步——该如何组成团队?
    虽然虚拟团队与行动办公室的情况愈来愈多,不用见面、不用聚集在一起的人,照样可以组成任务团队,完成工作。但是工作者与研究团队的专家都非常清楚,能够亲身接触、面对面沟通的传统实体团队,仍然是最佳工作方式。
    要让虚拟团队顺利工作、发挥最大的效果,必须从一开始的团队组成与设计就考虑清楚。下面是专家建议的组成虚拟团队的考虑事项:
    1.有些工作不适合运用虚拟团队来进行。如果工作是连续性非常高的、整合性非常大的,就不大适合运用虚拟团队来进行,因为团队成员必须经常聚在一起来回讨论。招募、交易、创新、维持关系
这些需要分享复杂资讯的活动,最好不要采用虚拟’团队,还是面对面沟通比较能够达到效果。
    2.挑选适合虚拟团队特质的人,就成功了一半。理想的虚拟团队成员应该是自动自发主动性强,不需要很多细节与工作架构的指示就可以工作。
   经常需要从与人互动中得到刺激、需要额外协助工作才能保持在稳定的轨道上、科技能力差的人员,不太适合进入虚拟团队。如果一定要将这样的人纳入团队,他们在加入团队之前,先给予团队合作、计划工作、运用和沟通等的相关训练。
    个人淘通习惯也是考虑条件之一。既乐于又善于淘通的人,才可能是适当的成员,因为他们主动与清楚的沟通习惯,有助于降低无法见面、必须透过冷漠的科技来沟通的困扰。
    3.随时检视团队是否具备虚拟合作成功条件,包括:
    工作目标与焦点清楚,成员可以自我评估进度与是否符合目标。
    团队成员了解合作需要克服的困难,并且知道如果发生危机,每个人的工作、联络对象为何,也清楚危机决策的层级。
    成员主动性强、积极沟通、互动愉快并且是行动导向的。
    团队每有一点成绩就找机会庆祝,并且建立虚拟茶水空间,让大家闲聊工作之外的主题。

    虚拟团队成功第二步——谁是合适的领导人?
    虚拟团队面对很大的互信与凝聚力的挑战,其中成败的最大关键就是团队领导人,他必须有不一样的特质与工作重点。
    1.调整领导风格,不重过程,改而注重结果。一般的经理人是过程导向,每天从办公桌盯到茶水间,看到部属流血流汗而确知他们努力工作。这在几乎见不着面的虚拟团队是行不通的。领导人必须学会看结果而轻过程,要放松所习惯的传统掌控,相信成员即使在视线之外,也会竭尽全力。虽然一开始失去闲聊与监控,领导人可能浑身不自在,但是这是必要的改变。习惯之后,还要把日日监督换成随时教导,帮助成员既自主又能有最好的表现。
    2.具备对科技工具的了解与运用的能力。科技是虚拟团队存在、运作与生产力的重要命脉,所以领导人除了一般的管理能力外,还要了解科技,尤其是要了解每一种科技工具的适用范围与局限,以及电手沟通的特性,才能带领团队建立社群感,顺利合作。
    在常用的科技工具中,电子邮件适于发送讯息给群体,不适合移转知识或是刺激创意;要脑力激荡,可以用电子会议,让大家公开讨论;要向一群人宣布时,可以采用网路广播;需要临场感的时候,就要用视讯会议。
    3.善于建立团队凝聚力与主持会议。领导人除了应该要订出加强团队互动的原则、沟通时间表之外,还可以给团队一个名字,让大家有认同、归属感。
    主持会议是领导人的重要工作,这在经常虚拟、难得见面的会议情况更为重要。不论是进行视讯或是面对面会议,领导人都要明确说明目标、让大家不要失焦,让大家在分道扬镳之前清楚掌握重点。
    4.乐于帮成员大作广告。虽然虚拟团队的奖惩标准与实体团队一样,但因少与高阶打照面,较难得到肯定与升迁机会。经理人必须乐于为没有出现在组织中的成员宣传,让他们得到肯定和有成就感。

    虚拟团队成功第三步——怎样沟通才会通?
    大家都知道,虚拟团队工作最大的难题,就是沟通。要做好虚拟团队的沟通,专家有下列建议:
    1.制定明确的团队沟通原则与时间表,并且强力执行。团队从一开始就要建立沟通共识,包括如何立即回复电子邮件、何时使用视讯会议、谁有决策权,因为大家无法在走道上或是午餐时间加强沟通。
    有经验的领导人会在虚拟团队组成之时给团员一份行前计划书,其中就包括解释工作流程、沟通原则、进度报告与会议时间。例如说明任一成员与客户联络后,要将联络内容以电子邮件告诉所有成员,才不会有人询问客户同样的问题。
    2.尽可能利用看得到的沟通方式。有声音的比没声音的好,有影像的比没影像的好,这是不变的道理。所以,如果可能,就使用多方通话或是视讯会议。如果工作进行中都无法实体聚会,最好能在团队一组成时先来一次聚会,让大家看看彼此的面。
    如果长期团队都无法聚会或是用视讯会议见面,甚至可以鼓励成员分享彼此的照片。对于懒于沟通的人,尤其要加强海通。如果有新成员加入,要发送欢迎讯息给所有人,其中要包括所有成员的电话与电子邮件地址、附上新成员的简历,并要求新成员附上自我介绍,让所有的成员认识他,也鼓励他与大家联络。
    3.沟通要即时、正面、言之有物。虚拟团队重结果,沟通内容要重实际的协助,而且愈立即愈好。由于书面文字有时候比口语更容易伤人,而且既没有非语言讯息缓和、又无法观察对方的反应、对方又可能是在孤立的情境,所以要特别留意遣词用字,不论是建议或批评,最好都以正面的方式措词。
    4.鼓励进行非正式的沟通。即使虚拟,大家还是需要联络情感。所以要多鼓励大家在电脑线上做非正式的沟通,在视讯会议开始之前,留有一段时间大家闲聊。如果遇上成员生日或是做到一定成绩,也可举行虚拟聚会大肆庆贺,或是送个蛋糕给不在场的成员。


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